5 būtiskāki apsvērumi ideālas konferences telpas meklējumos

Organizējot dažādu mērogu biznesa tikšanās, seminārus un konferences, būtisks jautājums ir piemērotas norises vietas atrašana. Izraudzīties labākās telpas ar atbilstošu tehnisko nodrošinājumu un iekārtojumu dalībnieku ērtībām palīdzēs pieci svarīgi apsvērumi.

1. Konferences norises telpas piemērotība
Ņemot vērā pasākuma dalībnieku skaitu, sākumā jānovērtē telpas ietilpība. Svarīgi, lai tā nebūtu par mazu, bet vienlaikus arī neizrādītos pārāk plaša un neomulīga attiecīgajam viesu skaitam. Atbilstoši plānotajai pasākuma programmai jāizvērtē mēbeļu - galdu un krēslu - izkārtojuma modificēšanas iespējas un ērtums.

Vēlams pievērst uzmanību tādiem aspektiem kā
- logu lielums, daudzums un dienas gaismas daudzums telpā;
- interjera dizains un kvalitāte;
- ielas trokšņu izolācija;
- patīkams skats pa logu.

2. Tehniskais nodrošinājums
Veiksmīgā konferences norisē tehniskajam aprīkojumam un tā kvalitātei ir izšķiroša nozīme. Lai lieki netērētu laiku un resursus, vēlams, lai viss nepieciešamais būtu pieejams jau uz vietas. Īpaša vērība jāvelta tādam nodrošinājumam kā
- bezvadu interneta pieslēgums un tā ātrums;
- ekrāns, datu projektors;
- magnētiskās un "flipchart" tipa tāfeles;
- iebūvēta skaņu sistēma.

Īpaši pasākumiem ar vērienīgu apmeklētāju skaitu nozīmīgs faktors telpā būs gaisa ventilēšanas un kondicionēšanas sistēmas.

3. Kafijas pauzes un ēdināšana 
Pasākumos, kas ilgst vairākas stundas vai visu dienu, jāpārdomā kafijas paužu un pusdienu pārtraukuma organizēšanas iespējas. Apmeklētāju ērtībām un labsajūtai vērts noskaidrot, vai konferences dalībniekiem visas dienas garumā būs pieejams ūdens, kafija un tēja. 

4. Pieejamība un naktsmītņu iespējas
Jānovērtē, vai konkrētā lokācija ir ērti sasniedzama ar dažādiem transportlīdzekļu veidiem, būtiska priekšrocība būs bezmaksas autostāvvieta. Ja pasākumā piedalās viesi no ārvalstīm, vērtīgi, ja konferences norises vieta piedāvā naktsmītņu iespējas.

5. Papildu aktivitāšu iespējas
Konferences pārtraukumos viesu ērtībai nozīmīgas būs āra terases un pastaigu laukumi. Ja organizētais pasākums paredz nakšņošanu, jānovērtē piedāvātās atpūtas un izklaides iespējas konferences norises vietā vai tās tuvumā (SPA, restorāns, bārs u.tml.).

Konferences telpas pašā Baltezera krastā
Viesnīca "Baltvilla" dažādu pasākumu vajadzībām piedāvā trīs konferenču zāles ar ietilpību līdz pat 100 cilvēkiem. "Baltvilla" atrodas Baltezerā, 15 km brauciena attālumā no Rīgas centra, un viesnīcas īpašais piedāvājums ir "all inclusive" konferences iespēja. Tas paredz visu pasākumam nepieciešamo par vienu cenu, bez papildu izmaksām, tostarp:
- telpas un tehnisko aprīkojumu;
- atspirdzinošos dzērienus un ēdināšanu;
- nakšņošanu četru zvaigžņu viesnīcā.

Ieskatieties Baltvilla.lv un aizvadiet uzņēmuma visu laiku labāko konferenci!

Uz sarakstu