Uzrunājošs biznesa plāns: vai zināt biznesa komunikācijas galvenos noslēpumus?

PFoto: Pixabay.com
PFoto: Pixabay.com

Kāpēc viens uzņēmums sasniedz ieplānotos mērķus, bet cits nespēj tikt galā ar pirmā darbības gada izaicinājumiem? Biznesa veiksmes un neveiksmes iemesli mēdz būt dažādi, taču lielā mērā tie ir atkarīgi no diviem faktoriem: pārdomāta biznesa plāna un pareizas komunikācijas stratēģijas. 

Labs biznesa plāns ir investoru pārliecināšanas rīks, kur nozīme ir ne tikai saturam, bet arī formai – valodai, stilam, komunikācijai. Labas komunikācijas prasmes ir noderīgas ikvienam uzņēmējam – tās palīdz piesaistīt finansējumu, pareizi pozicionēt uzņēmumu, iegūt jaunus klientus. 

Šajā rakstā atradīsiet biznesa komunikācijas pamatnoteikumus – lasiet tālāk un uzziniet, kā pareizs valodas lietojums noder uzņēmējdarbībā!
 
TOP biznesa komunikācijas kļūdas
Profesionāli sagatavots biznesa plāns ir labs atspēriena punkts ikviena biznesa attīstībā, taču tikpat liela nozīme ir uzņēmēju komunikācijas prasmēm. Uzņēmuma veiksme lielā mērā ir atkarīga no investoru, partneru un potenciālu klientu pārliecināšanas, tāpēc biznesa plāns ir tikai daļa no jauna uzņēmuma veiksmes stāsta. Mūsdienās komunikācija caurvij uzņēmējdarbību – e-pasti, darba čati, videokonferences, klātienes tikšanās, viss prasa atbilstošu pieeju un pareizu valodas lietojumu. Raksta turpinājumā uzziniet, kā izvairīties no izplatītākajām komunikācijas kļūdām!
 
Rakstiskā komunikācija: vienkārši padomi, kā uzlabot biznesa saraksti!
 
1. Gramatiskās un stilistiskās kļūdas
Gramatiski un stilistiski nevainojams teksts ir biznesa komunikācijas pamats. Pat sīkas kļūdiņas var sabojāt pirmo iespaidu par Jūsu uzņēmumu, tāpēc pirms teksta nosūtīšanas vai drukāšanas vienmēr pārbaudiet tā saturu. Izdarīt to maksimāli efektīvi Jums palīdzēs:
specializēti valodas rīki – daži ir pieejami tikai par maksu, citus var lejupielādēt bez maksas vai izmantot tiešsaistē. Valodas pārbaudes rīki ir saderīgi gan ar Microsoft Word, gan ar bezmaksas teksta redaktora alternatīvām;
sinonīmu vārdnīcas – atkārtošanās ir slikti rediģēta teksta pazīme, tāpēc droši izmantojiet vārdnīcas un paplašiniet biznesa vārdu krājumu.
 
Veiksmīgs biznesa teksts ir secīgs un skaidrs – gan biznesa plāns, gan e-pasts nedrīkst būt liekvārdīgs un nenoteikts. Lasītājam jāsaprot teksta mērķis un argumenti pirmajā lasīšanas reizē, un saprašanu veicina gan laba gramatika, gan atbilstošs komunikācijas stils.
 
2. Pārlieka emocionalitāte un familiaritāte
Daži biznesa dokumenti ir paredzēti tikai iekšējai lietošanai, citi tiek rakstīti klientiem, investoriem un partneriem. Ja Jūsu uzņēmumā valda nepiespiesta atmosfēra, kolēģu komunikācija var būt draudzīga. E-pastos un darba čatos itin bieži var redzēt emodži jeb emocijzīmes, taču šāda pieeja ir derīga tikai iekšējai sarakstei. 
 
Biznesa plāns, atskaites, e-pasti klientiem un sadarbības partneriem prasa atturīgāku valodas lietojumu. 
 
Rakstot biznesa dokumentus, pieturieties pie šādām vadlīnijām:
• "Jūs" uzruna;
• neitrāls valodas krājums, bez izteiksmīgiem īpašības vārdiem, kas vairāk atbilstoši reklāmas kampaņām;
• stingra teksta struktūra, bez atkārtošanās un liekvārdības;
• katrai domai vai argumentam sava nodaļa, apakšnodaļa, rindkopa vai teikums, atkarībā no teksta apjoma.
 
Esiet īpaši vērīgs, ja izmantojiet tekstu šablonus no interneta. Biznesa plāna paraugs var būt pilns ar drukas kļūdām, tāpēc tas jāpārlasa divtik uzmanīgi. 
 
Veltot laiku biznesa tekstu pārbaudei un, nepieciešamības gadījumā, piesaistot valodas korektorus, Jūs būsiet ieguvējs ilgtermiņā. Kvalitatīvi uzrakstīts biznesa plāns palīdzēs piesaistīt finansējumu, bet pārdomāti un pieklājīgi e-pasti uzturēs kontaktus ar klientiem un partneriem. Taču biznesā svarīga ir ne tikai laba rakstiskā komunikācija, bet arī prasme pasniegt savas idejas prezentācijās un konferencēs. Par to, kā veiksmīgi organizēt publisku biznesa runu, lasiet raksta turpinājumā!
 
Mutiskā komunikācija: runājiet pārliecinoši & gudri!
Lai gan ikdienā biznesa saziņa lielākoties notiek rakstiski, labas mutiskās komunikācijas prasmes ir tikpat noderīgas. Pārliecinoša un profesionāla runāšana ir nepieciešama gan uzņēmuma sanāksmēs, gan lielākos pasākumos: konferencēs, semināros, tikšanās ar iespējamiem investoriem un partneriem. 
 
Atcerieties! Biznesa plāns un citi dokumenti bieži jāprezentē, tāpēc profesionāls un uzrunājošs teksts ir tikai puse no darba – Jums ir jāzina, kā veiksmīgi pasniegt informāciju mutiski. Runas veids ir atkarīgs no auditorijas un Jūsu priekšnesuma mērķa, taču kopumā publiskajā runā ir divas izplatītākās kļūdas.
 
1. Nepareiza runas sagatavošana
Biznesa vidē ir divas vienlīdz neefektīvas publiskās runas stratēģijas:
lasīt iepriekš sagatavoto runu un vārds vārdā atkārtot prezentācijas slaidu tekstu. 
Šāda pieeja signalizē auditorijai, ka runātājs nejūtas brīvi un baidās iziet ārpus gatava teksta rāmjiem. Pat, ja Jūs labi orientējaties sarunas tēmā, un Jums ir inovatīvas idejas, teksta lasīšana no papīra var radīt pretēju iespaidu;
 
improvizēt auditorijas priekšā. 
Runas sagatavošana ir veiksmīgas prezentācijas pīlārs. Neviens pieredzējis publiskais runātājs neiziet auditorijas priekšā nesagatavojies, pat, ja viņš jau neskaitāmas reizes ir runājis par konkrētu tēmu.
 
Izvairīties no šīm kļūdām ir samērā vienkārši, ja vien Jūs esat gatavs veltīt runas sagatavošanai laiku. Neatkarīgi no tā, vai Jums ir jāprezentē biznesa plāns vai jāiedvesmo uzņēmējdarbības studenti, izmantojiet šo efektīvo stratēģiju:
• uzrakstiet skaidru, secīgu, labi strukturētu tekstu un iemācieties teksta struktūru no galvas;
• iegaumējiet tekstu galvenajos vilcienos un prezentējiet to vairākas reizes spoguļa priekšā;
• ierakstiet video, lai labāk redzētu runas un neverbālās komunikācijas vājās vietas: liekas pauzes, stostīšanos, neatbilstošu ķermeņa valodu u.tml.;
• ja nepieciešams, runas laikā turiet plaukstā mazas kartītes, kas palīdzēs Jums nepazaudēt runas struktūru un galvenos argumentus, bet izvairieties no gatava teksta lasīšanas.
 
Rakstot publiskās runas tekstu, svarīgi ir pareizi novērtēt auditoriju un tās zināšanas. Turpiniet lasīt, lai uzzinātu, kā to izdarīt!
 
2. Aplama auditorijas novērtēšana
Katra auditorija ir unikāla, tāpēc ieteicams izvairīties no šabloniem un adaptēt runas tekstu un stilu, atkarībā no klausītājiem. Piemēram, biznesa plāns var tikt prezentēts atšķirīgi investoru un partneru priekšā, īpaši, ja Jūsu bizness ir saistīts ar radošo nozari. Izplatītākās kļūdas auditorijas novērtēšanā ir šādas:
paļaušanās uz klausītāju zināšanām. Visvairāk par Jūsu biznesa nozari zina investori, vismazāk – klienti. Un tomēr, arī runājot ar investoriem un partneriem, Jums ir skaidri jāizklāsta visas savas domas un idejas. Nedomājiet, ka klausītājs tāpat zina, par ko ir runa – runājiet un akcentējiet sava projekta priekšrocības;
pārāk draudzīga vai pārāk formāla pieeja. Biznesa plāns, tāpat kā ikviens cits uzņēmējdarbības dokuments, sastāv no cipariem, aprēķiniem un sausas valodas, un tieši dzīva, uzrunājoša prezentācija padara to interesantu. Atstāt pozitīvu iespaidu Jums palīdzēs līdzsvars starp garlaicīgu un familiāru komunikācijas stilu.
 
Kopumā runājot, gan rakstiskā, gan mutiskā biznesa komunikācija balstās uz trīs pīlāriem: 
• teksta rūpīga sagatavošana, 
• uzmanīga pārbaude,
• neitrālas, bet ne garlaicīgas, valodas izvēle. 
 
Un tomēr arī uzņēmējdarbībā ir vieta radošumam un nestandarta pieejai – turpiniet lasīt, lai uzzinātu, kur var tikt pielietots šāds stils!
 
Biznesa plāns, e-pasti, telefona zvani: kādu komunikācijas stilu izvēlēties?
Rakstiskās komunikācijas zelta likumi – laba gramatika, interpunkcija un struktūra, - ir aktuāli visu veidu tekstos, taču tekstu stils ir atkarīgs gan no saņēmēja statusa, gan no izmantošanas mērķa. Vai vēlaties uzzināt, kādus biznesa dokumentus var rakstīt draudzīgi un nepiespiesti, un kad no šāda stila labāk atturēties? Tad lasiet tālāk!
 
Neitrāla darījumu komunikācija
Vairumā gadījumu neitrāls komunikācijas stils atbilst uzņēmuma dokumentācijai un saziņai ar svarīgām personām un institūcijām. Izvēlieties neitrālu stilu, ja rakstāt:
biznesa plānu. Ikviena jauna uzņēmuma pamatdokuments parāda biznesa vīziju, pozīciju tirgū, priekšrocības un trūkumus. Ar biznesa plāna palīdzību piesaista investorus un partnerus, tāpēc tam jābūt uzrakstītam maksimāli skaidri un neitrāli – biznesa plāna stiprā puse ir pārliecinoši cipari un laba stratēģija, nevis izskaistināta valoda;
vēstules vai e-pastus partneriem, investoriem un valsts iestādēm. Darījumu vēstuļu mērķis ir iedibināt kontaktus, iegūt informāciju un veicināt pozitīvu uzņēmuma reputāciju. To iespējams panākt, izmantojot cieņpilnu rakstīšanas stilu. Tas pats attiecas uz telefona zvaniem – sarunai jābūt ieturētai tādā pašā komunikācijas stilā, kā vēstulēm;
atskaites un citus dokumentus. Iekšējai un ārējai lietošanai paredzētiem biznesa dokumentiem jābūt saprotamiem, tāpēc prioritāte ir pārdomātai struktūrai un neitrālam valodas lietojumam.
 
Draudzīga nepiespiesta komunikācija
Ja komunikācijā nav iesaistītas augstāk stāvošas personas un uzņēmumu kontroles institūcijas, ja tās mērķis ir biznesa reklāma un virzīšana tirgū, izvēlieties neformālo komunikācijas stilu. Tas var būt noderīgs:
sarakstē ar kolēģiem. Iekšējos darba čatos un e-pastos uzņēmuma darbinieki var pieturēties pie kopīgi izstrādātā komunikācijas stila. Svarīgi apzināties neformālās komunikācijas robežas un nepārnest ierastus emodži jeb emocijzīmes un citas interneta kultūras pazīmes ārējā komunikācijā;
prezentācijās, konferencēs un semināros. Nevienam negribas klausīties aktuālu, bet garlaicīgu runu, tāpēc prezentācijas slaidos var ievietot uzmanību piesaistošus attēlus un gaumīgu animāciju. Neverbālajā komunikācijā ietilpst arī prezentācijas slaidu noformējums, kas drīkst būt oriģināls, taču ne kliedzošs;
reklāmas kampaņās. Mārketinga aktivitātes ir nozare, kur ikviens uzņēmums var izpausties visradošāk. Draudzīgas reklāmas veido ne tikai veikali, kafejnīcas un ikdienas preču ražotāji, bet arī tādas nopietnas iestādes kā bankas un medicīnas centri. Atkarībā no reklāmas mērķauditorijas, kampaņā var tikt izmantota "Tu" uzruna vai sarunvaloda. Taču svarīgi atcerēties, ka neformālajā komunikācijā gramatika un labs stils ir tikpat nozīmīgi, kā darījumu vēstulēs.
 
Piemērotas komunikācijas stratēģijas palīdzēs Jūsu uzņēmumam sasniegt vairāk, taču neaizmirstiet, ka veiksmīgs bizness sākas ar labu biznesa plānu. Tam jābūt ne tikai labi uzrakstītam, bet arī jāsatur visa nepieciešamā informācija un jāpiesaista investoru uzmanība. 
 
Lai nepieļautu iesācēju kļūdas, uzticiet biznesa plāna izstrādi profesionāļiem – biznesa konsultāciju uzņēmumam EDO Consult!
 
Veiksmīgs bizness sākas ar EDO Consult
EDO Consult darbības lauks ir biznesa konsultācijas, projektu vadīšana un biznesa plānu izstrāde. Pieredzējuši eksperti palīdzēs Jums orientēties uzņēmējdarbības un likumdošanas līkločos un nodrošinās atbalstu ikvienā biznesa attīstības posmā. Lūk, vien daži ieguvumi, ko iegūst EDO Consult klienti:
• biznesa idejas izvērtēšana un dzīvotspējas noteikšana;
• ieteikumi biznesa idejas uzlabošanai un konkurētspējas palielināšanai;
• palīdzība biznesa plāna izstrādē;
• esošā biznesa plāna pārbaude un uzlabošana.

Lai gatavs biznesa plāns efektīvi pildītu savas funkcijas, EDO Consult cieši sadarbojas ar klientiem. Aizmirstiet par šabloniem un standartizētu pieeju – to vietā EDO Consult piedāvā individuālu darbu ar katru uzņēmēju un uzmanīgu attieksmi pret plāna detaļām, valodu un teksta formatējumu.
 
Augstākajiem standartiem atbilstošs biznesa plāns nav nesasniedzams mērķis. Ienāciet EDO Consult mājaslapā, lai uzzinātu, kā spert pirmos soļus biznesa plāna izstrādē, un piesakieties pirmajai bezmaksas konsultācijai. Desmitiem uzņēmumu jau ir veiksmīgi startējuši ar EDO Consult palīdzību – izmantojiet savu iespēju arī Jūs!